Geen algemene wettelijke verplichting, maar wel een gebruik die handelaars verplicht een factuur af te leveren.
Er is geen algemene wettelijke verplichting tot afgifte van een factuur. Wel rust er op ondernemers de verplichting tot afgifte van een factuur aan hun klanten krachtens een algemeen aanvaard gebruik. Er bestaat wel een specifieke fiscale verplichting om een factuur aan de klant te geven. Ook in het consumentenrecht geldt de verplichting om bepaalde bewijsstukken af te geven aan de consument.
In de gevallen waarin de wettelijke verplichting uit het fiscaal recht of uit het consumentenrecht niet geldt, is er nog steeds de gemeenrechtelijke verplichting tot afgifte van een factuur. Het gemeenrechtelijke gebruik geldt enkel als verplichting voor de ondernemer, maar niet voor de particulier.
U bent als handelaar ook verplicht een factuur af te leveren aan een consument.
Elke ondernemer die diensten verleent aan een consument is verplicht om gratis een bewijsstuk af te leveren. Deze verplichting geldt niet indien het gaat om zogenaamde "homogene diensten". Dit zijn diensten met identieke of gelijkaardige eigenschappen waarvan de prijs schriftelijk, leesbaar, goed zichtbaar en ondubbelzinnig werd meegedeeld. De leverancier is pas verplicht om de factuur af te geven indien de consument dit vraagt. De consument heeft het recht om de factuur gratis te krijgen. Hij heeft ook het recht om pas na de ontvangst van de factuur te betalen. Dit "uitstel" van betaling vormt een toepassing van de exceptio non adimpleti contractus.
Op welk tijdstip moet ik de factuur afgeven?
De afgifte van de factuur kan na het sluiten van de overeenkomst of tijdens de uitvoering van de overeenkomst afgegeven worden. De factuur is niet bedoeld om de consument te informeren bij de contratssluiting, maar wel om achteraf het contract te kunnen bewijzen.
De afnemer van de diensten heeft ook het recht om na de uitvoering van het contract nog de factuur op te vragen omdat hij het bewijs van de overeenkomst nodig heeft voor bijvoorbeeld fiscale gunstmaatregelen te kunnen verkrijgen.
Mag ik kosten aanrekenen voor de aflevering van de factuur?
U kan enkel kosten aanrekenen voor het opmaken en uitreiken van een factuur in die gevallen waarin het wettelijk niet verplicht is om een factuur uit te reiken. Dit zal dus enkel maar kunnen wanneer u niet met consumenten te maken heeft en u fiscaal niet verplicht bent tot opmaak van de factuur. Met andere woorden, wanneer u enkel verplicht bent op grond van het gemeenrechtelijke gebruik, dan kan u kosten in rekening brengen. Dit zal dus eerder zeer uitzonderlijk zijn!
Kan de klant nog andere bewijsstukken opvragen dan de factuur?
Indien uw klant geen handelaar is, en dus een consument, en deze moet een voorschot betalen voor een bestelling die pas nadien wordt geproduceerd, dan moet u hem ook een bestelbon afleveren.
De afgifte van een factuur is ook een fiscale verplichting.
Krachtens artikel 53 § 2 van het Wetboek BTW en artikel 1 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 bent u als belastingsplichtige verplicht om een factuur aan uw medecontractant te overhandigen, voor zover deze eveneens belastingsplichtige is of een niet-belastingsplichtige rechtspersoon. Deze plicht bestaat voor leveringen van goederen die kennelijk bestemd zijn voor handels- of beroepsgebruik. Deze plicht bestaat niet indien de goederen bestemd zijn voor natuurlijke personen die deze goederen of diensten bestemmen voor hun eigen privégebruik.
De bestemming leidt men af door naar de aard van het product te kijken. Het product moet kennelijk bestemd zijn voor handels- of beroepsgebruik om een factuur te kunnen opeisen. De goederen zijn daarvoor niet kennelijk bestemd indien het publiek de manier waarop ze door de koper worden gebruikt niet aan handels- of beroepsgebruik zou koppelen.
Wat zijn de sancties als ik geen factuur uitreik of een onregelmatige factuur uitreik daar waar het verplicht is? Of
De sancties kunnen heel divers zijn. De klant mag vooreerst minstens een deel van de betaling uitstellen indien de factuur niet of niet regelmatig is opgesteld. De schuldenaar die vanaf de ontvangst het vermeldde bedrag wil betalen, zal niet in gebreke zijn en dus geen moratoire interesten moeten betalen. Op basis van de BTW-wetgeving zal u ook administratieve en strafrechtelijke sancties kunnen krijgen.
De fiscale onregelmatigheid van de factuur, bijvoorbeeld een laattijdig opgestelde factuur, tast in principe de rechtsgeldigheid van de onderliggende overeenkomst niet aan. Maar dit principe wordt niet door iedereen gevolgd. Er is rechtspraak die oordeelt dat de fiscale onregelmatigheid wel degelijk de rechtsgeldigheid van de overeenkomst beïnvloedt, en in sommige gevallen zelfs tot de nietigheid van de overeenkomst leidt.
Werken "niet op factuur" laten uitvoeren, dus in het zwart laten uitvoeren, is in principe fraude en daarom zelfs strafbaar. Ook burgerrechtelijk heeft het niet uitreiken van facturen tot gevolg dat de onderliggende overeenkomst nietig is wanneer deze overeenkomst tot doel heeft de fiscale wetgeving te ontduiken. Hiertoe is echter wel vereist dat het de doorslaggevende bedoeling was om de fiscale wetgeving te ontduiken. Vaak zal dit niet het doorslaggevende doel zijn. In dat geval zijn er geen gevolgen voor de overeenkomst.
Het merendeel van de rechspraak is van oordeel dat de fiscale onregelmatigheid van de factuur geen afbreuk doet aan de bewijskracht van de factuur. Deze rechtspraak is ook bevestigd door het Hof van Cassatie.