De factuur is een buitengerechtelijke bekentenis van de leverancier die haar heeft opgemaakt.
De factuur wordt beschouwd als een buitengerechtelijke bekentenis uitgaande van de leverancier. Dit wil zeggen dat de factuur een belangrijk bewijsmiddel is tégen de leverancier die haar heeft opgemaakt. De factuur doet namelijk het bewijs ontstaan van de overeenkomst tussen de geadresseerde (de cliënt) en de leverancier, en alle bijhorende vermeldingen op de factuur. De factuur geldt als bewijsmiddel in het voordeel van de cliënt. De cliënt zal zich vanaf dat moment kunnen beroepen op de factuur als bewijsmiddel tegen de leverancier. Het speelt hierbij geen rol of de cliënt een particulier is of een ondernemer.
Wat zijn de voorwaarden om een factuur als bewijs van de overeenkomst tégen de leverancier te gebruiken?
De factuur heeft slechts bewijswaarde tégen de leverancier op voorwaarde dat de factuur van hem uitgaat. Hiertoe is het niet vereist dat de de leverancier de factuur ondertekend (zie verder).
Daarnaast is het ook noodzakelijk dat de geadresseerde de factuur heeft aanvaard, of minstens op het punt van het bestaan van een overeenkomst. De aanvaarding moet niet op alle bestanddelen vermeld in de factuur slaan.
Wat zijn de rechten van de leverancier die de factuur heeft opgemaakt?
Indien de leverancier meent dat de opgemaakte factuur de overeenkomst niet juist weergeeft, heeft hij het recht om het tegenbewijs te leveren. Tussen en tegen ondernemingen kan dit volgens de vrije bewijsregeling. Tussen een onderneming en een niet-onderneming zal de onderneming de gereglementeerde bewijsregeling moeten gebruiken.
De leverancier heeft ook het recht om de verbetering van de factuur te vragen, indien er zich een materiële vergissing heeft voorgedaan. Bij een materiële vergissing valt te denken aan een schrijffout, een dubbelboeking, een weglating, etc. Een verbetering is steeds mogelijk. De wettelijke basis van dit verbeteringsrecht is te vinden in artikel 1368 van het Gerechtelijk Wetboek. Zelfs als de cliënt de factuur reeds heeft aanvaard, staat dit een verbetering nadien niet in de weg.
Moet de factuur ondertekend zijn door de leverancier om als bewijs te kunnen dienen?
Neen. De factuur moet niet ondertekend worden door de leverancier. Het opmaken van het document zelf volstaat. Het ondertekenen van de factuur wordt zelfs beschouwd als een kwijting. Dat wilt zeggen dat de ondertekening van de factuur door de leverancier het vermoeden doet ontstaan dat de cliënt de factuur reeds voldaan heeft. Indien de leverancier die bedoeling niet had, zal deze via een tegenbewijs de werkelijke betekenis van de handtekening moeten aantonen. Naast de handtekening van de leverancier, doet ook het woord “voldaan” of een soortgelijke bewoording hetzelfde (weerlegbare) vermoeden van betaling ontstaan.