De bewaartermijn van facturen is niet eenduidig geregeld!
Hoe lang je facturen moet bijhouden, is niet eenvoudig te beantwoorden. Enerzijds is er de algemene regel die stelt dat facturen tien jaar bewaard moeten worden vermits de verjaringstermijn tien jaar is voor facturen. Anderzijds zijn er heel wat specifieke wetten die een kortere bewaartermijn opleggen, zoals de boekhoudwetgeving en de fiscale wetgeving.
De burgerrechtelijke algemene regel van art. 2262bis, § 1 oud BW
Volgens de algemene regel moeten facturen gedurende tien jaar worden bewaard. Deze periode kan worden geschorst of gestuit. Men leidt deze regel af uit het feit dat de persoonlijke en zakelijke rechtsvorderingen verjaren door een verloop van tien jaar (art. 2262bis, §1 oud BW).
In de praktijk ziet men dat deze algemene regel van tien jaar eerder theoretisch is vermits men veeleer rekening houdt met de bijzondere termijnen opgelegd door de boekhoudwetging en de fiscale wetgeving.
Facturen met je zeven jaar bewaren volgens de boekhoudwetgeving
In het boekhoudrecht geldt de regel dat de boeken zeven jaar moeten worden bewaard. De verantwoordingsstukken moeten zeven jaar worden bewaard. Deze termijn is slechts drie jaar indien het om bewijsstukken gaat die niet als bewijs tegen derden dienen. Facturen en bestelbonnen vallen niet onder deze driejarige termijn. Deze termijnen worden in boekjaren uitgedrukt. Dit betekent dat de zevenjarige termijn tot en met het einde van het zevende opeenvolgende jaar duurt. Zo moet een factuur die op 3 maart 2007 is opgesteld tot en met 31 december 2014 worden bewaard.
Het ongesplitste dagboek, het centraal boek met de samenvattende boekingen, de dagboeken en het boek met de jaarrekening en inventarisstukken moet men in de originele toestand bewaren. Van alle andere stukken mag men een kopie bewaren.
Deze bewaartermijnen zijn slechts minimale verplichtingen. Er staat niets in de weg om de documenten langer te bewaren.