Collaboratieve onderhandelingen en collaboratieve advocaten.

Vanaf 1 januari 2019 zullen partijen betrokken in een geschil kunnen kiezen voor het format van de collaboratieve onderhandelingen: een alternatieve vorm van conflictoplossing, buiten een gerechtelijke procedure om.  Hiermee wil de Wetgever de werkdruk van de rechtbanken nog verder verminderen.  Of deze alternatieve conflictoplossingsprocedure succesvol zal zijn, is een open vraag.

Wat is een collaboratieve advocaat?

Een collaboratieve advocaat is een advocaat die op basis van een exclusief maar beperkt mandaat van bijstand en adviesverlening een minnelijk akkoord tracht te bekomen voor zijn of haar cliënt.  Daarbij stappen collaboratieve advocaten af van hun traditionele rol van tegenstander van een andere partij om partijen tot een minnelijke regeling te kunnen brengen.  Hierbij is de gedachte van de advocaat als bemiddelaar niet ver weg.

De collaboratieve advocaat heeft effectief slechts een beperkt mandaat: als de collaboratieve onderhandeling mislukt, mag hij niet verder optreden voor zijn cliënt in het kader van een eventuele latere gerechtelijke procedure.

De bedoeling is dat de collaboratieve advocaten een erkenning zullen moeten behalen en op een lijst zullen staan van collaboratieve advocaten die de Ordes van Advocaten zal opstellen.  Om op de lijst te kunnen staan moet de advocaat een bijzondere opleiding hebben gevolgd, erkend zijn, en het reglement voor collaboratieve advocaten hebben onderschreven.  De wet voorziet dat enkel collaboratieve advocaten collaboratieve onderhandelingen mogen voeren.

Wanneer kan u een beroep doen op collaboratieve onderhandelingen?

Elke vorm van geschil dat men kan oplossen met een dading (een minnelijke schikking), kan het voorwerp zijn van de nieuwe collaboratieve onderhandelingsprocedure.

Men kan een beroep doen op de collaboratieve onderhandelingsprocedure los van een klassieke gerechtelijke procedure, maar ook tijdens de gerechtelijk procedure:

In elke stand van het geding en voor elke rechtbank, zelfs in kort geding, kan de rechter op gezamenlijk verzoek van de partijen bevelen dat ze moeten proberen om hun geschil door een collaboratieve onderhandeling op te lossen.   Enkel voor Cassatie en voor de Arrondissementsrechtbank zijn de collaboratieve onderhandelingen niet mogelijk, en wanneer de rechter de zaak al in beraad heeft genomen.

Het collaboratief onderhandelingsprotocol.

De collaboratieve onderhandelingen starten met de ondertekening van het zogenaamde “collaboratief onderhandelingsprotocol”.  Het betreft een contractueel document met een aantal gegevens en principes die partijen moeten naleven.

Zo bevat het protocol verplicht de volgende gegevens:

• de namen en de woonplaatsen van de partijen;
• de namen, voornamen en volledige gegevens van de collaboratieve advocaten;
• de herinnering aan het principe dat collaboratieve onderhandeling op vrijwillige basis geschiedt;
• een beknopt overzicht van het geschil;
• de vertrouwelijkheid die wordt gehecht aan de documenten en de mededelingen in het kader van collaboratieve onderhandeling;
• het principe dat partijen in het kader van de collaboratieve onderhandeling alle documenten en informatie moeten meedelen die nuttig kunnen zijn voor de oplossing van het geschil en het principe dat partijen op loyale wijze dienen mee te werken aan de collaboratieve onderhandeling;
• de verbintenis van partijen om tijdens de collaboratieve onderhandeling geen geding op te starten of voort te zetten;
• het voorschot die partijen stellen voor de kosten verbonden aan de collaboratieve onderhandeling, met uitsluiting van de erelonen en kosten van de collaboratieve advocaten;
• de verplichte terugtrekking van de collaboratieve advocaten ingeval de onderhandelingen mislukken;
• de datum;
• de ondertekening door de partijen en collaboratieve advocaten.

Om een minnelijke regeling alle kansen te geven en partijen niet te verplichten om verjaringsredenen een procedure op te starten, voorziet de Wet dat de ondertekening van het protocol de verjaringstermijn van de vorderingen van partijen schorst voor de duur van de collaboratieve onderhandeling.

De schorsing van de verjaringstermijn stopt in de volgende drie gevallen telkens één maand na kennisgeving:

• door de collaboratieve advocaat van de wil van zijn cliënt om een einde te maken aan de collaboratieve onderhandeling;
• door de collaboratieve advocaat van zijn wil om een einde te stellen aan zijn tussenkomst;
• door de partij van haar wil om een einde te stellen aan de tussenkomst van haar collaboratieve advocaat.

De termijn van schorsing van de verjaring kan tussen partijen schriftelijk worden gewijzigd.  Ook de vorm van deze kennisgevingen kunnen partijen vrij bepalen.  Als zij niets voorzien moet de kennisgeving per aangetekende brief gebeuren.

Vrijwilligheid en vertrouwelijkheid.

De collaboratieve onderhandeling gebeurt steeds op vrijwillige basis.  Partijen moeten het zelf willen of vragen aan de Rechter.  Elke partij kan bovendien op elk ogenblik een einde maken aan de collaboratieve onderhandeling, zonder dat dit tot haar nadeel kan strekken.

Daarnaast zijn alle documenten die in het kader van de collaboratieve onderhandelingen worden opgemaakt, evenals alle mededelingen vertrouwelijk. 

Een beroep op deskundigen.

De wet voorziet verder dat partijen in het kader van een collaboratieve onderhandeling een beroep kunnen doen op een deskundige.  Hiertoe moeten de partijen dan een bijlage opmaken aan het collaboratief onderhandelingsprotocol, met een aantal verplichte vermeldingen.

Het collaboratief onderhandeld akkoord.

Indien de onderhandelingen succesvol zijn, dan leggen de collaboratieve advocaten het akkoord schriftelijk vast het collaboratief onderhandeld akkoord.

Het collaboratief onderhandeld akkoord bevat:

• de naam en de woonplaats van de partijen en de naam en het kantooradres van hun collaboratieve advocaten;
• de precieze verbintenissen van elk van de partijen die werden overeengekomen op basis van de collaboratieve onderhandeling ter oplossing van het gehele geschil of een gedeelte van het geschil;
• de datum;
• de ondertekening door de partijen en de collaboratieve advocaten.

De kosten van de collaboratieve onderhandelingen.

De kosten verbonden aan het voeren van een collaboratieve onderhandeling en het ereloon en de kosten van de eventuele deskundige komen gelijkelijk ten laste van de partijen, tenzij die daar anders over beslissen.

Elke partij draagt zelf de erelonen en de kosten van haar collaboratieve advocaat, behoudens andersluidende overeenkomst.