De elektronische factuur.
Natuurlijk kreeg U ze ook al: elektronische facturen in uw mailbox vervangen zeer snel de exemplaren per post. Maar wat is nu de draagwijdte van dergelijke elektronische factuur? Is deze gelijkwaardig aan een papieren factuur? Gelden hiervoor dezelfde voorwaarden? In dit blogbericht enkele praktische antwoorden op tal van uw vragen.
Elektronische factuur of papieren factuur: gelijkwaardig?
Kort samengevat: Ja! De wetgever kent dezelfde juridische waarde toe aan de elektronische factuur als de papieren variant dankzij het recent ingevoerde artikel 1348bis van het Burgerlijk Wetboek.
De afzender mag de elektronische en papieren factuur door en naast elkaar gebruiken. Het is dus goed mogelijk dat klant X een elektronisch exemplaar ontvangt en klant Y nog steeds een papieren versie. Een onderscheid voor de verschillende klanten van de onderneming in de handelsrelaties B2C of B2B mag dus perfect. Dit mag zelfs binnen dezelfde categorie.
Wat niet mag is dat één en dezelfde klant zowel een papieren als een elektronische factuur ontvangt. In dergelijk geval dient het ene exemplaar minstens een duplicaat te vormen van het origineel. Toegepast: u ontvangt een elektronische factuur in uw mailbox en een papieren versie in uw brievenbus met vermelding van “duplicaat”. In geen geval bent u ertoe gehouden om twee maal dezelfde factuur te betalen.
Indien u een elektronische factuur ontvangt, doch deze wenst te betwisten gelden dezelfde regels als bij het protesteren van een papieren factuur. Onthoud dat je als ondernemer steeds tijdig een ontvangen factuur moet protesteren.
Wijze van toezending: wie kiest?
De afnemer kiest: de BTW-wetgeving is duidelijk: de afnemer moet zijn toestemming geven om elektronische facturen te ontvangen (artikel 53, §2 Wetboek BTW). U kan dus de ontvangst van een elektronische factuur steeds weigeren en aandringen op een papieren versie.
Een leverancier kan in geen geval de particulier verplicht laten betalen voor het blijven ontvangen van een papieren exemplaar, in tegenstelling tot ondernemingen waar wel een administratieve kost kan worden aangerekend.
Verplichte vorm?
Tot op vandaag bestaat er nog geen uniek formaat voor elektronische facturen. De afzender beslist dus zelf over het formaat. De elektronische factuur moet wel aan enkele minimale waarborgen voldoen.
Welke waarborgen?
Net zoals voor een papieren factuur gelden een drietal waarborgen op grond van artikel 60, §5 van het Wetboek BTW.
- Eerst en vooral is er de authenticiteit van de factuur: de herkomst van de factuur moet duidelijk zijn voor de afnemer op het vlak van de identiteit van de leverancier van de goederen of diensten of van de betrokkene die de factuur heeft uitgereikt.
- Daarnaast dient de elektronische factuur ook de vereiste van integriteit hebben op het vlak van de inhoud ervan en moet daarbij voldoen aan de toepasselijke regels inzake de facturering.
- Tot slot moet de elektronische factuur zoals een papieren factuur voldoende leesbaar zijn, dus geen te klein lettertype of onleesbaar tekstkleur.
De leverancier kan zelf de invulling van deze waarborgen evenwel volledig vrij bepalen.
De elektronische factuur is op vandaag niet verplicht, maar zal snel niet meer weg te denken zijn. In tijden van digitalisering en een groenere leefomgeving wordt digitaal stilletjes aan het nieuwe normaal…
Hulp nodig bij het protesteren van facturen?
Ontving u een elektronische of papieren factuur die u wenst te protesteren, of hebt u daaromtrent nog andere vragen, kunnen wij u hierin steeds bijstaan.