Principes
Zoals u weet houdt de vereniging van mede-eigenaars (VME) normaal minstens jaarlijks haar algemene vergadering.
Art. 577-6. § 2. B.W. legt daarbij het initiatief bij de syndicus, en legt op dat de syndicus deze algemene vergadering tijdens de in het reglement van mede-eigendom (thans reglement van inwendige orde) vastgelegde periode houdt en daarnaast minstens telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen.
Daarnaast houdt de syndicus een algemene vergadering op verzoek van één of meer mede-eigenaars die ten minste één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, waarbij deze mede-eigenaars een vaste procedure moeten volgen om dit aan te vragen. Als zij dit correct doen en de syndicus roept geen algemene vergadering bijeen, dan kunnen zij zelf die vergadering samenroepen.
Het is dus niet zomaar mogelijk om de algemene vergadering op een willekeuring tijdstip te organiseren.
Impact Covid-19
In het afgelopen jaar is intussen duidelijk geworden dat de COVID-19-crisis het zo goed als onmogelijk heeft gemaakt om dergelijke bijeenkomsten te organiseren.
Alleen al de praktische mogelijkheid om algemene vergaderingen te organiseren waren immers aanzienlijk beperkt doordat restaurants/cafés en feestzalen moesten sluiten.
De wetgever is eerst ter hulp gekomen met het Koninklijk Besluit nr. 4 van 09.04.2020 “houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie”.
Deze maatregel had een beperkte duurtijd en had impact op de algemene vergaderingen die gehouden moesten worden tussen 10.03.2020 t.e.m. 30.06.2020 (na verlenging bij Koninklijk Besluit van 28 april 2020).
Het KB nr. 4 van 09.04.2020 bepaalde dat de veiligheidsvoorschriften ingevolge de Covid-19 pandemie niet toelieten dat mede-eigenaars op een fysieke manier deelnamen aan de algemene vergaderingen van mede-eigenaars, zodat syndici de mogelijkheid kregen ze omwille van de veiligheidsvoorschriften uit te stellen naar een later tijdstip waarbij de algemene vergadering eerst diende gehouden te worden binnen de 5 maanden na het verstrijken van de crisisperiode.
Toen vervolgens een verbod kwam op samenkomsten met meer dan vier personen was duidelijk dat de meeste algemene vergaderingen nooit tijdig en rechtsgeldig zouden kunnen worden gehouden, zodat aanvullende maatregelen zich opdrongen.
Tussentijdse “oplossingen” van creatieve syndici en hun beperkingen:
- Beperking aanwezigen via volmachten:
Een eerste optie bestond erin om mede-eigenaars te adviseren om een volmacht te geven aan een andere mede-eigenaar, die wel fysiek op de algemene vergadering aanwezig is. Zo was het in kleine residenties mogelijk om het aantal aanwezigen te beperken en toch voldoende aanwezigen te halen om geldig te stemmen.
Dit was echter niet steeds een oplossing. Niet enkel geldt de beperking dat elke mede-eigenaar in beginsel maximaal 3 volmachten kan hebben, wat enkel kon stijgen indien de mede-eigenaar met zijn eigen aandelen en volmachten niet meer dan 10% van alle stemmen vertegenwoordigt (art. 577, §7, lid 5 B.W.).
Voor grotere residenties was het sowieso onmogelijk hiermee te werken nu per definitie onvoldoende mede-eigenaars rechtstreeks of onrechtstreeks konden deelnemen zodat de algemene vergadering niet geldig kon beslissen.
- Oproeping zonder vereiste aantal aanwezigen met navolgende nieuwe algemene vergadering:
Indien er onvoldoende aanwezigheid is op een algemene vergadering en aan het dubbel aanwezigheidsquorum niet is voldaan, dient de syndicus wettelijk gezien sowieso een tweede algemene vergadering bijeen te roepen, dit ten vroegste binnen de 15 dagen na de eerste vergadering (art. 577-6, §5, lid 4 B.W.).
De wet legt echter geen maximumtermijn op, zodat de syndicus de tweede vergadering samen kan roepen nadat de strenge maatregelen in kader van het COVID-19-virus zijn opgeheven.
Ook dit is natuurlijk geen oplossing indien een dringende beslissing gewenst is. Hoogstens zorgt dit ervoor dat de syndicus kan zeggen dat hij het heeft geprobeerd en na de Covid-crisis geldig een tweede maal kan samenroepen.
- Vergaderen vanop afstand/schriftelijke vergadering:
De mogelijkheid om een algemene vergadering "van op afstand" te houden via een videoconferentie-systeem zoals Zoom, Skype, Teams edm. was wettelijk nog niet voorzien, doch er werd aanvaard dat dit kon worden gebruikt in het kader van een zogenaamde schriftelijke besluitvorming.
Artikel 577§ 11 B.W. laat immers toe dat de leden van de vereniging van mede-eigenaars, mits eenparigheid, schriftelijk alle beslissingen kunnen nemen die tot de bevoegdheden van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden. De syndicus stelt hiervan notulen op.
Op deze wijze kunnen dus weliswaar beslissingen worden genomen op schriftelijke wijze, al dan niet gekoppeld aan een videocall online, maar het grote nadeel van deze werkwijze is dat dergelijke beslissingen eenparig genomen moeten worden.
Alle mede-eigenaars moeten dus akkoord gaan, wat uiteraard zeer moeilijk te bereiken valt. Dat samen met het feit dat de organisatie van dergelijke schriftelijke vergadering in combinatie met een algemene vergadering op afstand waarbij alle mede-eigenaars kunnen volgen en mee debatteren, geen evidentie is, zorgde ervoor dat in realiteit maar zeer beperkte algemene vergaderingen op deze wijze konden doorgaan.
- Niet vergaderen en kiezen voor een bewindvoerder?
Zeer inventieve syndici die de beperktheden van bovenstaande oplossingen kenden en vaststelden dat de algemene vergadering in hun gebouwen niet tot tijdige of geldige beslissingen leidden, konden in hoogste nood nog terugvallen op de mogelijkheid om een bewindvoerder aan te laten stellen.
Sinds 1 januari 2019 kan de vrederechter op verzoek van de syndicus of één of meerdere mede-eigenaars met samen minstens één vijfde van de aandelen in de gemene delen immers een voorlopige bewindvoerder aanwijzen wanneer het financieel evenwicht van de mede-eigendom ernstig bedreigd is of wanneer de vereniging van mede-eigenaars het behoud van het gebouw of de overeenstemming ervan met de wettelijke verplichtingen niet kan garanderen.
Voordeel hiervan is dat de bewindvoerder beslissingen zal kunnen nemen, nadeel is dat het in dat geval niet de algemene vergadering zal zijn. De opdracht zal ook meestal beperkt blijven tot de hoogst noodzakelijke maatregelen, en het spreekt voor zich dat een bewindvoerder laten aanstellen geen gebruikelijke werkwijze is, maar eerder een uitzonderingssituatie moet blijven.
Het was voor vele syndici dan ook uitkijken naar een meer alomvattende wettelijke regeling die hun slagkracht verhoogde.
Nieuwe wettelijke regeling:
- Uitstel van vergaderingen / verlenging mandaten:
Alle algemene vergaderingen die moe(s)ten plaatsvinden sinds 1 oktober 2020 voor de periode tot en met 9 maart 2021, kunnen worden uitgesteld met één jaar, dus naar de eerstvolgende 15-daagse periode voorzien in het reglement van interne orde.
Dit geldt ook voor de nog niet georganiseerde algemene vergaderingen die tijdens de eerste lockdown periode niet zijn doorgegaan en door de syndicus nog konden worden georganiseerd tot uiterlijk 30 november 2020.
Gezien die mogelijke verlenging diende de wetgever ook stil te staan bij de lopende contracten die in tussentijd eventueel zouden kunnen aflopen. Daarom voorziet de wetgever meteen in een automatische verlenging van de duur van alle mandaten (dus niet enkel de syndicus, maar ook de leden van de Raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen) en het afgesloten contract tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars tot aan de eerstvolgende algemene vergadering.
Om alle betalingen verder mogelijk te maken en te vermijden dat tekorten zouden ontstaan besliste de wetgever dat de begroting voor het nieuwe werkjaar voorlopig geacht gelijk te zijn aan de begroting voor het werkkapitaal van het vorige werkjaar. De syndici kunnen dan ook de nodige provisies opvragen aan de mede-eigenaars op grond daarvan.
- Tijdelijke versoepeling van de unanimiteitsvereiste voor schriftelijke algemene vergaderingen.
Om tegemoet te komen aan de bovengenoemde problemen bij een schriftelijke beraadslaging (waaronder de unanimiteitsvereiste) besliste de wetgever om de schriftelijke procedure te vergemakkelijken. Schriftelijke algemene vergaderingen zullen tot 9 maart 2021 met de gewone deelname-vereisten zoals die gelden bij een fysieke algemene vergadering kunnen beslissen.
De helft van de leden van de Vereniging van Mede-eigenaars dienen dus aan de stemming deel te nemen waarbij deze mede-eigenaars ten minste over de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen moeten beschikken.
De beslissingen zullen ook met de gebruikelijke meerderheden van een fysieke algemene vergadering genomen kunnen worden conform artikel 577-7 B.W.
De syndicus mag voor de telling rekening houden met de stembrieven die hij/zij per post of elektronisch ontvangt binnen de 3 weken na datum van verzending van de oproeping.
In spoedeisende gevallen, en voor zover dit duidelijk vermeld staat in de oproeping, geldt een kortere termijn van 8 dagen in plaats van de aangehaalde 3 weken.
- Permanente maatregel: “vergaderingen op afstand”.
De wetgever voerde als definitieve aanpassing een verankering in de wet door van de mogelijkheid van aanwezigheid op afstand bij algemene vergaderingen (waardoor digitaal vergaderen voortaan mogelijk wordt).
Deze maatregel zal dus ook na de huidige Covid-19 crisis van kracht blijven wat betekent dat men voortaan zowel fysiek als vanop afstand kan deelnemen aan algemene vergaderingen als aan enkele voorwaarden is voldaan.
Het is duidelijk dat dit een zeer belangrijk instrument zal zijn om algemene vergaderingen mogelijk te maken ook in tijden waar fysiek bijeenkomen niet steeds lukt.
Graag geven we u alvast de link naar de gepubliceerde wetgeving.
De nieuwste ontwikkelingen (06/2021)
Na een lange tijd van enkel digitaal of schriftelijk vergaderen is er goed nieuws aan de horizon. Vanaf 9 juni 2021 is het namelijk weer mogelijk om zowel buiten als binnen met maximaal 50 personen lijfelijk te vergaderen. Uiteraard moeten we de coronamaatregelen voorlopig wel nog steeds naleven, bij gebreke waaraan we nog altijd gebruik kunnen maken van de andere mogelijkheden om een algemene vergadering te organiseren, zoals bijvoorbeeld volledig schriftelijk (mits naleving van de formaliteiten) of via een digitale/ hybride vergadering. De regels omtrent deze vormen van algemeen vergaderen vindt u hierboven.
Bij een verdere verbetering van de coronacijfers kunnen we allicht spreken over bijkomende versoepelingen (meer personen, geen mondmaskers of afstand meer verplicht, enz.) Wanted Law houdt u hier graag van op de hoogte.
Wilt u meer weten over het geldig bijeenkomen van de algemene vergadering?
Contacteer ons! We staan u graag bij.