Forfaitaire btw-regeling: wat verandert er tegen 2028 voor cafés, frituren en kappers?

De forfaitaire btw-regeling was jarenlang de eenvoudige oplossing voor cafébazen, frituristen, bakkers en kappers. Wie vandaag start, kan er niet meer voor kiezen. En wie het forfait nog gebruikt, moet uiterlijk op 1 januari 2028 overstappen. Hieronder leest u wat de regeling inhoudt, voor wie ze nog geldt en hoe u zich voorbereidt.

Wat is de forfaitaire btw-regeling?

Bij de forfaitaire regeling berekent u uw btw niet op basis van elk afzonderlijk verkoopticket. U berekent uw omzet volgens forfaitaire grondslagen: vaste rekenregels die de FOD Financiën per sector vastlegt. De regeling staat in artikel 56 van het Btw-Wetboek.

Het voordeel was vooral administratief. U hoefde niet elke kleine verkoop aan particulieren apart te registreren. Een uitgebreid overzicht van alle soorten btw-plichtigen vindt u in Welke soorten btw-belastingplichtigen zijn er?

Een uitdovende regeling

De forfaitaire regeling is geen keuze meer voor nieuwe ondernemers:

• sinds 1 januari 2022 kan wie een nieuwe activiteit start, niet meer instappen;
• wie de regeling vóór die datum al toepaste, mag ze voorlopig blijven gebruiken;
• op 1 januari 2028 verdwijnt de regeling volledig.

Vanaf dat moment past iedereen de gewone btw-regeling toe, of de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen als u daarvoor in aanmerking komt. Meer over die vrijstelling leest u in Wat zijn vrijgestelde kleine ondernemingen voor de btw?

Voor wie gold het forfait?

Het forfait was bedoeld voor kleine ondernemers die vooral aan particulieren verkopen. De belangrijkste voorwaarden waren:

• u bent een natuurlijke persoon (een eenmanszaak), geen vennootschap;
• u werkt in een sector waarvoor forfaitaire grondslagen bestaan, zoals cafés, frituren, bakkerijen, kapsalons en bepaalde andere kleinhandelaars;
• minstens 75% van uw omzet komt uit verkopen aan particulieren, waarvoor u geen factuur moet uitreiken;
• uw jaaromzet bedraagt maximaal € 750.000,00, zonder btw.

Witte kassa: let op de drempel van € 25.000,00

Verstrekt u maaltijden, dan speelt ook het geregistreerd kassasysteem (GKS, de "witte kassa") mee. Een GKS is verplicht als uw jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten meer bedraagt dan € 25.000,00, zonder btw.

Die drempel slaat dus niet op uw totale omzet. Alleen de omzet uit maaltijden en catering telt. Het verschaffen van dranken telt niet mee voor de drempel.

Overschrijdt u de drempel, dan moet u een GKS gebruiken. U kunt de forfaitaire regeling dan vanaf het volgende kalenderjaar niet meer toepassen.

Hoe wordt de omzet forfaitair berekend?

Waar het forfait nog geldt, gebeurt de berekening op een van drie manieren:

• op basis van de aankoopprijs: de aankoopprijs van uw goederen vermenigvuldigd met een forfaitaire winstmarge;
• op basis van eenheden: een forfaitaire hoeveelheid per aangekochte eenheid, vermenigvuldigd met uw verkoopprijs. Voor een café gaat het bijvoorbeeld om 192 pintjes per vat van 50 liter, na aftrek van het tapverlies;
• op basis van gepresteerde werkuren: bijvoorbeeld voor kappers.

Zo bereidt u de overstap voor

De overstap naar de gewone regeling vraagt meer dan een nieuwe kassa:

• u registreert voortaan elke verkoop afzonderlijk;
• u berekent btw op de werkelijke omzet in plaats van op een forfaitaire grondslag;
• uw prijzen en marges verdienen een nieuwe berekening;
• uw boekhouder moet uw aangiften anders opmaken.

Begin daarom tijdig. Een rustige overgang voorkomt onaangename verrassingen bij een controle. Meer over de btw in het algemeen leest u in Btw in België: wie betaalt, welk tarief en wanneer bent u vrijgesteld?

Kort samengevat: vraag en antwoord

Kan ik nog kiezen voor de forfaitaire btw-regeling? Nee. Sinds 1 januari 2022 kunnen nieuwe ondernemers niet meer instappen. Alleen wie de regeling al toepaste, mag ze nog gebruiken tot 1 januari 2028.

Wat gebeurt er op 1 januari 2028? Dan verdwijnt de forfaitaire regeling volledig. Wie ze nog toepaste, stapt over naar de gewone btw-regeling of, als de voorwaarden vervuld zijn, naar de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Veelgestelde vragen

Kan een vennootschap het forfait toepassen?
Nee. De forfaitaire regeling was voorbehouden aan natuurlijke personen met een eenmanszaak.

Geldt de drempel van € 25.000,00 voor de witte kassa op mijn totale omzet?
Nee. Alleen de omzet uit restaurant- en cateringdiensten telt, zonder btw en zonder de omzet uit dranken.

Hoeveel pintjes rekent de fiscus per vat?
Voor een vat van 50 liter rekent de forfaitaire grondslag met 192 pintjes, na aftrek van het tapverlies.

Moet ik nu al iets doen als ik het forfait nog gebruik?
Het is verstandig om nu al te plannen. Een nieuwe kassa, een andere boekhouding en herberekende prijzen vragen tijd.