Verplichtingen van fiscale fiches van vergoeding voor bestuurders, personeel of vrijwilligers?

Verplichtingen van fiscale fiches van vergoeding voor bestuurders, personeel of vrijwilligers.

Wanneer u vergoedingen betaalt, dient uw vennootschap of vereniging fiscale fiches (gestructureerde brieven) te maken. Zo kan de Fiscus meevolgen wie wat aan wie heeft betaald en op die basis de juiste belasting innen. Op de Fiscale Fiche  vindt u betalingen, inhoudingen, tussenkomsten, voordelen van alle aard, enz.

Soorten fiches

Er zijn verschillende soorten fiscale fiches de vennootschap of vereniging moet opstellen voor de individuele ontvangers:

• Fiche 281.10: Op deze fiche verschijnen de lonen.
• Fiche 281.11: Deze fiche geeft een overzicht van de pensioenen.
• Fiche 281.12: Deze  fiche is voorbehouden voor vervangingsinkomsten uit ziekte en invaliditeit.
• Fiche 281.13: Deze fiche gaat over de werkloosheidsuitkeringen.
• Fiche 281.14:  Hier gaat het over een vervangingsinkomen afkomstig uit een verzekeringsinstelling.
• Fiche 281.15: Deze fiche gaat over pensioensparen.
• Fiche 281.16: Deze fiche wordt opgemaakt voor wettelijke vergoedingen wegens blijvende ongeschiktheid.
• Fiche 281.17: Deze fiche gaat over werkloosheidsuitkeringen met bedrijfstoeslag.
• Fiche 281.18: Hier gaat het over aanvullende vergoedingen betaald of toegekend door een gewezen werkgever omwille van een collectieve of individuele arbeidsovereenkomst of uitkeringen naar aanleiding van ziekte, invaliditeit, beroepsziekte, arbeidsongeval of over inhoudingen voor een aanvullend pensioen.
• Fiche 281.20: Deze fiche is voor de bezoldigingen van bedrijfsleiders.
• Fiche 281.29: Dit gaat over de inkomsten uit de deeleconomie.
• Fiche 281.30: Hier staan de presentiegelden, prijzen, subsidies, onderhoudsuitkeringen, enz. op.
• Fiche 281.40: Deze fiche gaat over roerende inkomsten (lijfrenten of tijdelijke renten).
• Fiche 281.45: Hier vindt u de auteursrechten en naburige rechten.
• Fiche 281.50: Hier staan de makelaarslonen, restorno's (teruggave van een premie), vacatiegelden (forfaitaire vergoeding voor het bijwonen van een vergadering), erelonen, gratificaties, vergoedingen of voordelen van alle aard.

Het is van het groot belang dat alle fiches correct worden opgesteld, anders riskeert u boetes en extra belastingen.

Fiches voor vrijwilligers?

Indien het echte vrijwilligers zijn, moet u geen fiscale fiche voorleggen. Maar het is soms een dunne grens. In een arrest van 8 maart 2014 oordeelde het Hof van Beroep van Antwerpen dat een belastingplichtige de dagvergoeding voor skimonitoren die 25 euro per dag kregen niet in aftrek mag nemen omdat het gaat over beroepsinkomen in hoofde van de skimonitoren en bij gebrek aan fiches.

In antwoord op een parlementaire vraag antwoordde de minister van Financiën in 2013 dat de fiscus niet kan verlangen dat de belastingplichtige  een fiche 281.10 moet opmaken voor vrijwilligers voor wie de belastingplichtige de werkelijk gedane kosten terugbetaalt.

Een belastingplichtige moet dus goed nagaan of de vergoedingen voor vrijwilligers geen niet aangegeven beroepsinkomen zijn. Anders dreigt er een kater waarbij een bijzondere aanslag voor geheime commissielonen kan volgen.

Voor vrijwilligers van openbare brandweerdiensten en civiele bescherming en vrijwillige ambulanciers  is er een vrijgestelde vergoeding. Deze moet wel in de rubriek 26 j van de fiscale inkomstenfiche 281.10 staan. De betaler moet dus een  fiche 281.10 opstellen. Het vrijgestelde bedrag wordt dan van de fiche overgenomen in het aanslagbiljet. Het bedrag toegekend boven 6.120 EUR is belastbaar als gewone bezoldiging en staat ook op de fiche 281.10.

Aanslag Geheime Commissielonen

Wanneer een belastingplichtige bepaalde beroepsinkomsten niet aangeeft, spreken we van een 'geheim commissieloon'.  Daarop is er een speciale heffing: de aanslag geheime commissielonen. Deze zijn belast aan 100% in de vennootschapsbelasting wanneer de genieter een natuurlijk persoon is en aan 50% in het geval van een vennootschap. Wanneer de Fiscus er nog in slaagt om de natuurlijke persoon in de personenbelasting te laten betalen voor deze beroepsinkomsten, is er een risico op dubbele belasting.  In een arrest van 26 september 2019 heeft het Grondwettelijk Hof gezegd dat bij effectieve belasting van de genieter de vennootschap geen extra heffing op geheime commissielonen moet betalen.