Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur?
In het ondernemingsrecht zijn er geen regels die de verplichte vermeldingen van een factuur bepalen. De factuur is een beschrijving van de schuld en een uitnodiging tot de betaling van die schuld. Daarom moet men in ieder geval de naam van de leverancier en de klant, de prijs en de omschrijving van het geleverde product of de dienst vermelden, maar enkel dit is wettelijk onvoldoende.
Bijzondere wetgeving, waaronder de fiscale wetgeving, bepaalt in grote mate welke vermeldingen er op een factuur moeten staan. In deze Wanted Wiki gaan we dieper in op de verplichte fiscale vermeldingen op de factuur. Deze vermeldingen zijn gemeenschappelijk voor alle facturen, maar het is mogelijk dat voor bepaalde activiteiten nog andere vermeldingen op de factuur moeten staan.
Verplichte fiscale vermelding op de factuur
Het fiscaal recht schrijft een aantal verplichte vermeldingen voor die op een factuur moeten staan. Deze vermeldingen staan in artikel 5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992. Zo dient u te vermelden:
- De factuurdatum en het volgnummer;
- De naam en het adres van de belastingplichtige en van zijn medecontractant;
- Het BTW-registratienummer;
- De leveringsdatum van de goederen of dienstverrichting;
- De gewone benaming van het geleverde goed of de verstrekte diensten en de hoeveelheid;
- Het tarief van de verschuldigde BTW;
- De prijs;
- Andere elementen van de maatstaf van de heffing;
- Etc.
Men zal deze vermeldingen altijd moeten naleven, ook indien een specifieke wet extra voorwaarden voorschrijft. Deze elementen worden hieronder besproken.
De datum van uitreiking van de factuur
Ten eerste moet de datum van de uitreiking van de factuur zijn vermeld. Dit is de datum waarop men de factuur heeft verzonden of afgegeven. Deze datum mag verschillend zijn van de datum waarop de factuur is opgesteld. Men kan de opstellingsdatum en datum van uitreiking niet in de verre toekomst vastleggen. Deze data moeten ten laatste op de vijfde werkdag van de opeenvolgende maand vastliggen.
Het volgnummer van de factuur
Ten tweede moet elke factuur een volgnummer bevatten. Men zal dit volgnummer chronologisch aan de opstellingsdatum toekennen. Aan de hand van dit volgnummer kan men de facturen identificeren. Men zal de facturen onder dit volgnummer in het boek voor uitgaande facturen moeten inschrijven. Het volgnummer moet op elk exemplaar van de factuur staan. Men mag dit nummer op de factuur laten afdrukken of met de hand bijschrijven.
De naam of de maatschappelijke benaming en het adres van de belastingplichtige leverancier
Ten derde moet de naam of de maatschappelijke benaming en het adres van de belastingplichtige leverancier op de factuur te vinden zijn. Men moet weten van wie de factuur komt (art. 2:20, 1° en 3° WVV).
Deze voorwaarde geldt zowel voor rechtspersonen als voor natuurlijke personen. Voor rechtspersonen zal men dus de maatschappelijke zetel moeten vermelden, terwijl bij natuurlijke personen hun hoofdvestiging of woonplaats. Men maakt ook geen onderscheid tussen de verschillende vennootschappen, iedereen heeft deze verplichting. Het volstaat niet om het uithangbord te vermelden. Deze bepaalt de geografische vestiging, die slechts facultatief is. Wat telt is de juridische vestiging.
Indien de leverancier niet in België is gevestigd én deze heeft in België een aansprakelijke vertegenwoordiger laten erkennen overeenkomstig artikel 55, §3 WBTW, dan moet men de identiteit, het adres en de hoedanigheid van de aansprakelijke vertegenwoordiger op de factuur vermelden.
De vorm van de rechtspersoon
Ten vierde moet men de vorm van de rechtspersoon op de factuur kunnen terugvinden, indien de factuur uitgaat van een rechtspersoon of voor bijkantoren van buitenlandse vennootschappen in België. Dit geldt ook voor alle akten, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, die uitgaan van een rechtspersoon (art. 2:20, 2° WVV).
Voor de akten die door een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) of door een stichting zijn opgericht, moeten naast de naamvermelding ook de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” zijn vermeld. Dit dient om derden te informeren dat de vereniging of stichting als rechtspersoon zelf aansprakelijk is en dat de leden in principe niet persoonlijk aansprakelijk zijn.
Indien een vennootschap ontbonden is, moet de factuur vermelden dat zij in vereffening is (art. 2:20, 7° WVV).
Naam en adres van de medecontractant
Daarnaast moet de factuur de naam en het adres van de medecontractant vermelden. Dit is de geadresseerde van de factuur en geldt zowel voor natuurlijke personen als rechtspersonen.
Onder “naam” verstaan we voor de natuurlijke persoon de vermelding van zijn familienaam en voornaam, zoals vermeld in zijn officiële documenten. Voor de rechtspersoon vermeldt men de maatschappelijke benaming en de rechtsvorm, zoals opgenomen in Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Voor verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid moet men de naam vermelden die ze gebruiken in de contacten met het publiek.
Het adres van een natuurlijke persoon is zijn officiële woonplaats. Voor de rechtspersoon is dit zijn maatschappelijke zetel.
De leverancier zal zich mogen steunen op de gegevens die de klant doorgeeft, maar bij twijfels over de juistheid zal hij de correctheid van de gegevens moeten controleren. De klant heeft natuurlijk een belang om correcte gegevens door te geven. Hij zal bij de ontvangst de correctheid van deze gegevens op de factuur moeten controleren.
BTW-nummer
BTW-plichtige personen moeten hun BTW-identificatienummer op de factuur vermelden. Deze verplichting geldt ook voor alle contracten, bestelbonnen, verzendingsnota’s en andere documenten die betrekking hebben op een economische activiteit. Sterker nog, bij elke bestelling moet de leverancier zijn identificatienummer mededelen.
Het BTW-identificatienummer van de medecontractant moet men eveneens op de factuur vermelden, indien de klant geïdentificeerd is voor BTW-doeleinden.
Het ondernemingsnummer
Het ondernemingsnummer moet men ook op de factuur vermelden (art. 2:20, 4° WVV). Voor BTW-plichtige ondernemingen is het ondernemingsnummer identiek aan het BTW-identificatienummer, daarom hoeft men dit nummer niet tweemaal te vermelden. Wel zal men duidelijk moeten vermelden dat dit nummer een dubbele betekenis heeft, namelijk zowel ondernemings- als BTW-nummer.
Daarnaast moet het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR” worden vermeld, gevolgd door de naam van de bevoegde rechtbank van de zetel van de rechtspersoon (art. 2:20, 5° WVV).
Datum van het belastbaar feit
De factuur moet ook de datum van het belastbaar feit vermelden, zijnde de datum van de levering van de goederen of de verrichting van de diensten.
Indien (een deel van) de prijs werd betaald vóór het belastbaar feit, dan geldt de datum van ontvangst van de betaling.
Aard van de uitgevoerde handeling
Bovendien moet men de aard van de uitgevoerde handeling vermelden. Bij de levering van goederen zal dit de hoeveelheid goederen zijn, terwijl bij een dienst dit een duidelijke omschrijving van de verrichte dienst zal zijn. Daarnaast zal men ook alle elementen moeten vermelden die nodig zijn om de aard en de verschuldigde belasting correct te bepalen.
Indien men een nieuwe auto levert dan moet men de volgende gegevens op de factuur vermelden:
- het merk en model
- het bouwjaar
- de cilinderinhoud
- de motorsterkte
- het carrosseriemodel
- het chassisnummer
Indien men een tweedehands auto levert dan moet men bovendien ook volgende zaken vermelden:
- de datum van eerste inschrijving
- de kilometerstand op het moment van de verkoop
- de uitgevoerde onderhoudswerken en herstellingswerken
Bij meerdere facturen voor dezelfde levering of verrichting van diensten mag men de reeds betaalde bedragen niet nog eens aanrekenen. Men zal dus naar de vorige facturen moeten verwijzen.
De benaming van de goederen of diensten
Verder moet de benaming van de goederen of diensten op de factuur terug te vinden zijn. Dit is de gebruikelijke benaming die door de meerderheid wordt gehanteerd. De tegenpartij moet in staat zijn om na te gaan of de factuur overeenstemt met de geleverde goederen en/of uitgevoerde diensten. Men moet dus een voldoende precieze benaming gebruiken. Korte omschrijvingen zijn hierbij wenselijk en aangeraden. Dit betekent dat vage en veelomvattende woorden zoals “bouwmaterialen”, “groenten” of “planten” niet voldoende zijn. De omschrijving moet voldoende nauwkeurig zijn om de toepasselijke BTW-regels te kunnen toepassen. In bepaalde gevallen gelden er specifiekere regels die extra vermeldingen vereisen (bv. verkoop tweedehandswagen).
Het gebruik van codes is toegestaan zolang de geadresseerde en de BTW-administratie de mogelijkheid hebben om de betekenis te achterhalen.
Deze omschrijvingen moeten niet letterlijk op de factuur zelf te vinden zijn. Men kan verwijzen naar voorafgaande nota’s die de goederen en diensten nauwkeurig omschrijven. Deze geschriften vormen in dat geval een onderdeel van de factuur en moeten dus op dezelfde manier bewaard worden.
De vermelding van de prijs
De vermelding van de prijs is ook een zeer belangrijk onderdeel van de factuur, aangezien de geadresseerde op deze manier op de hoogte wordt gebracht van zijn schuld.
Alle factoren die een invloed hebben op de prijs moet men duidelijke vermelden, zoals:
- prijsverminderingen
- kortingen
- verpakkingskosten
- verzendingskosten
- elke andere bijkomende kost
De prijs dient bovendien als maatstaf voor de berekening van de BTW. Daarom moeten ook alle elementen worden vermeld die de belastingheffing kunnen beïnvloeden, onder andere:
- het toepasselijke BTW-tarief (6%, 12% of 21%)
- het BTW-bedrag
- indien van toepassing, de vermelding ‘BTW verlegd’
Het BTW-tarief, de maatstaf voor de heffing en het bedrag van de belasting
Naast de vermelding van de prijs, moet men ook het BTW-tarief en -bedrag duidelijk vermelden.
Indien de goederen of diensten aan verschillende tarieven zijn onderworpen, dan moet men per tarief het BTW-bedrag vermelden. Voor elk BTW-tarief moet ook duidelijk de maatstaf van heffing (de belastbare basis), en de elementen waaruit deze bestaat, vermeld worden.
Prijzen vermeld in een vreemde munt moet men omzetten naar euro. Deze omzetting zal men ook moeten vermelden.
Als men een vereenvoudigde factuur uitreikt aan een particulier, dan mag men zich beperken tot de prijs inclusief BTW en het toegepaste BTW-tarief. Dit is echter enkel mogelijk in 2 gevallen:
- de factuur wordt aan de particulier uitgereikt op het moment van de levering;
- de factuur wordt door de leverancier afgeleverd aan de particulier die de goederen niet gebruikt voor beroepsdoeleinden.
Wanneer men van een BTW-vrijstelling geniet dan moet men dit op de factuur vermelden. Men zal ook het toepasselijk wetsartikel moeten vermelden.
Het kan ook gebeuren dat de medecontracten de belasting moet betalen. In dat geval zal men “belasting te voldoen door de medecontractant” of “BTW verlegd” moeten vermelden op de factuur. Daarnaast mag noch het BTW-tarief, noch het BTW-bedrag vermeld worden.
Wanneer de medecontractant de belasting moet betalen voor de levering of uitvoering dan zal men “belasting te voldoen door de medecontractant” of “BTW verlegd” moeten vermelden op de factuur. Men zal de door hem verschuldigde belastingen niet op de factuur mogen vermelden.
Het zichtrekeningnummer en de naam van de bank
Elke handelaar moet over een bankrekening beschikken, maar het is wettelijk niet verplicht om dit rekeningnummer te vermelden op de factuur. Toch is het sterk aangeraden om dit wel te doen. Zonder rekeningnummer zal het lastig zijn voor de klant om zijn schuld te betalen en dit kan dan leiden tot vertraging in betalingen.
Indien de handelaar over meerdere bankrekeningen beschikt dan volstaat het om één rekening te vermelden op de factuur.
Als de leverancier en klant overeenkomen om de betaling per cheque of overschrijving te voldoen, dan mag de leverancier de levering uitstellen totdat hij de betaling ontvangt. Het is aangeraden om dit schriftelijk vast te leggen in de overeenkomst om latere misverstanden hierover te vermijden. t.
De hoeveelheid
De correcte hoeveelheid geleverde goederen moet ook vermeld worden op de factuur.
Wanneer men bepaalde artikelen gratis weggeeft, dan moet men deze gratis artikelen bij de betaalde artikelen optellen. Zo zal men bijvoorbeeld twee gratis vaten bier bij de tien betaalde vaten moeten optellen zodat het totaal op de factuur twaalf vaten bier is.
De handtekening van de schuldeiser?
Het is niet wettelijk verplicht dat u als handelaar (schuldeiser) de factuur moet ondertekenen. Een factuur is dus geldig document zonder handtekening.
Als de schuldeiser op de factuur een handtekening zet voor dat de betaling is voldaan, dan kan dit gelden als kwijting indien men het niet anders kan interpreteren en er geen tegenbewijs kan worden geleverd.
Indien men toch voor de betaling een handtekening plaatst, dan kan de leverancier best duidelijk maken dat hij enkel de juistheid van de levering vaststelt, maar niets meer. Dit kan hij doen door de volgende vermelding bij zijn handtekening te schrijven “echt en onvergolden verklaard” of “voor akkoord met de levering, niet met de betaling”.
Wat met de vermelding van het woord “factuur”?
Op de factuur moet men het woord “factuur” niet vermelden. Het is wel de gewoonte om dit te doen. De vermelding van het woord zal de geadresseerde duidelijk op de hoogte stellen dat hij een schuld moet betalen. Indien men het woord “factuur” niet vermeldt dan betekent dit niet dat de schuldvordering niet bestaat, het woord “factuur” bevestigt enkel het bestaan van de schuldvordering. Langs de andere kant zal dit ook niet betekenen dat die schuldvordering daadwerkelijk bestaat. Het is enkel de leverancier die daarmee aangeeft dat volgens hem hij de schuldeiser is.