De leverancier draagt de bewijslast van de verzending van zijn factuur.
Als uw klant beweert dat hij zijn factuur niet heeft ontvangen, dan draagt u als leverancier van de dienst of het product de bewijslast van het verzenden van uw factuur en van de ontvangst ervan door uw klant!
Hoe levert u het bewijs van verzending van uw factuur?
U mag als leverancier de verzending van uw factuur met alle middelen van recht bewijzen, ook in B2C-verhouding, dus wanneer uw klant een particulier is.
Het is niet altijd zo gemakkelijk om de verzending te bewijzen. Men zal een factuur immers niet aangetekend opsturen. Daarom mag u het bewijs van verzending van de factuur leveren aan de hand van een regelmatige boekhouding. Wanneer de factuur is ingeschreven in uw uitgaand facturenboek, gaat men ervan uit dat de factuur ook werd verstuurd om betaling ervan te bekomen. Immers, op een ingeschreven factuur dient u als leverancier de BTW af te dragen zodat het aannemelijk is dat u bijgevolg de factuur ter betaling heeft verstuurd. Dit vermoeden wordt in de rechtspraak algemeen aanvaard. Let wel op, het is een weerlegbaar vermoeden dat de schuldenaar (de klant) kan weerleggen.
Wat als de klant uw factuur niet in zijn inkomende facturenboek heeft opgenomen? Is dit gegeven dan een tegenbewijs dat het vermoeden van verzending neutraliseert? Ja, zo oordeelde bijvoorbeeld de Rechtbank van Koophandel te Hasselt in een vonnis van 11 juni 2001). In dat geval zullen andere bewijselementen de doorslag moeten geven voor het bewijs van verzending van de factuur. Dit zijn kat-en-muisspelletjes die wij in de praktijk vaak tegenkomen.
Het gecreëerde vermoeden kan u ook nog aanvullen met andere elementen, zoals het feit dat de geadresseerde niet reageerde op de aanmaningsbrieven mbt tot de factuur, het versturen van meerdere aanmaningen en facturen naar hetzelfde adres, het niet protesteren van de ingebrekestelling die de factuur vermeldt, enz…
Indien de factuur niet in de boekhouding is opgenomen of indien de boekhouding onregelmatig is dan betekent dit niet noodzakelijk dat de factuur niet verzonden is. In dat geval zal enkel het vermoeden van verzending niet spelen. Men zal dan andere bewijsmiddelen moeten aanvoeren. Maar de bewijslast voor het verzenden van de factuur ligt wel degelijk bij de leverancier.
Vermijdt discussies en regel contractueel de bewijslast van de verzending en ontvangst van facturen!
U heeft er als leverancier, maar ook als klant baat bij om op voorhand duidelijke afspraken te maken omtrent de wijze van verzending van facturen. U kan in de algemene voorwaarden of andere contractuele documenten de bewijslast van de verzending van de factuur regelen, zodat u bij discussie niet voor verrassing komt te staan.