Offertes en studies.
Vooraleer men een contract afsluit is het logisch dat er eerst gepraat wordt over wat er concreet in het contract moet staan. Dit noemt men de precontractuele fase, namelijk de fase vóór het sluiten van de overeenkomst.
De fase vóór het afsluiten van aannemingsovereenkomst gaat vaak van start met de opmaak van een offerte. Een offerte is een formeel aanbod van de aannemer tot het sluiten van een overeenkomst.
De aannemer is gebonden door deze offerte: wanneer de opdrachtgever akkoord gaat met deze offerte kan de aannemer achteraf niet zeggen dat hij de offerte toch niet meer wil uitvoeren. De mogelijke opdrachtgever op zijn beurt is dan weer niet gebonden door de offerte: hij kan deze ook afwijzen. Indien hij ze toch aanvaardt, komt er een contract tot stand.
Wat met de kosten verbonden aan een offerte of voorbereidende studie?
Er zijn altijd (minstens minimale) kosten verbonden aan het opstellen van een offerte. Normaal gezien zal de aannemer deze zelf moeten betalen, niet de opdrachtgever. Dit maakt deel uit van de risico’s van elke onderneming: de aannemer handelt vanuit zijn eigen belang om een opdracht te bekomen. Zelfs indien er een derde bij is gehaald, en de aannemer deze derde zelfs heeft moeten betalen, zal de aannemer nog steeds deze kosten zelf moeten betalen. De opdrachtgever zal de aannemer wél moeten vergoeden wanneer de geleverde prestaties van de aannemer de voorbereidingen voor een offerte overschrijden. De lijn tussen beiden is niet altijd duidelijk.
Wanneer moet ik betalen voor de kosten van een offerte of voorbereidende studie?
Ook al is het de algemene regel dat de toekomstige opdrachtgever niet moet betalen voor de kosten van een offerte, staat het partijen vrij om een contract op te stellen waarin staat dat de opdrachtgever toch de kosten van de offerte zal betalen.
Ook wanneer de opdrachtgever op voorhand weet dat hij de werken waarvoor hij een offerte laat opmaken niet zal laten uitvoeren, heeft de aannemer recht op vergoeding van zijn kosten. Hetzelfde geldt voor de situatie waarin de toekomstige opdrachtgever de besprekingen op onrechtmatige wijze heeft afgebroken. In dit geval zal er dan schadevergoeding betaald moeten worden (zie de leer van de culpa in contrahendo). Het Hof van Beroep van Antwerpen heeft zich hier reeds over uitgesproken. Het Hof was van mening dat partijen vrij moeten kunnen contracteren, maar dat ze hun onderhandelingen wel ter goeder trouw en als een normaal, zorgvuldig persoon moeten beëindigen.
Wat met aanbestedingen?
Dezelfde regels zijn van toepassing bij (publieke of private) aanbestedingen. Wanneer een opdrachtgever aan een bedrijf vraagt om een offerte in te dienen, is de opdrachtgever niet gehouden tot het betalen van de kosten voor die offerte. Hij mag ook na de aanbesteding beslissen om te contracteren met wie hij wil. Dit is een toepassing van de contractsvrijheid.
Wat met plannen en adviezen van architecten e.a.?
Architecten, raadgevende ingenieurs en studiebureaus hebben wel recht op een vergoeding voor het maken van hun offerte. Dit wordt gezien als het verlenen van diensten in de uitoefening van hun beroep. Om een offerte te kunnen opmaken moeten zij immers voorstudies, adviezen, plannen en ontwerpen opmaken.