De factuur van uw leverancier is meer dan een vraag om te betalen. Uw leverancier stelde ze zelf op en stuurde ze u. Daardoor kunt u ze ook als bewijs gebruiken tegen diezelfde leverancier. Bijvoorbeeld als hij later beweert dat u een andere prijs of andere voorwaarden afsprak.
Waarom is een factuur een bewijsmiddel?
Een factuur is een buitengerechtelijke verklaring van de leverancier. Hij verklaart er zelf in wat hij leverde, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden.
Dat steunt op een algemeen beginsel van het bewijsrecht: een eigen geschrift kan altijd worden ingeroepen tegen wie het opstelde. Wie iets op papier zet, moet het ook tegen zich laten gelden. Dat geldt ongeacht of u als klant een particulier of een onderneming bent.
Wat bewijst de factuur?
De factuur kan het bestaan van een contract tussen u en uw leverancier bewijzen, met alle voorwaarden die erin staan: de geleverde goederen of diensten, de prijs, de betalingstermijn, enzovoort.
Onder welke voorwaarden?
De factuur kan als bewijs dienen als:
- het document echt van de leverancier komt;
- u als klant de factuur hebt aanvaard, of erkend hebt dat er een contract bestaat. Die aanvaarding hoeft niet elk detail op de factuur te betreffen.
Hoe zit het met de regels van Boek 8?
Het bewijsrecht staat sinds 1 november 2020 in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 8.11, §4 BW bevat een specifieke regel over facturen: een factuur die een onderneming aanvaardt, of niet binnen een redelijke termijn betwist, levert bewijs op tegen die onderneming.
Dat artikel werkt echter in de omgekeerde richting. Het gaat om de factuur tegen de klant-onderneming die ze ontving, dus in het voordeel van de leverancier. Wilt u als klant de factuur gebruiken tegen de leverancier zelf? Dan steunt u op het bredere beginsel van het eigen geschrift.
Dat heeft een belangrijk gevolg. Normaal moet u een rechtshandeling vanaf € 3.500,00 met een geschrift bewijzen (art. 8.9, §1 BW). Die drempel speelt hier geen rol. U moet immers geen eigen verbintenis bewijzen met een geschrift. U roept de verklaring van de leverancier in tegen hemzelf.
Wilt u weten wat er gebeurt als een klant beweert dat hij uw factuur nooit ontving? Lees dan Wat als uw klant beweert dat hij uw factuur niet heeft ontvangen?
Kan de leverancier zich nog verweren?
Ja. De leverancier mag tegenbewijs leveren. Hij moet dan aantonen dat de factuur het contract niet juist weergeeft.
Gaat het om een louter materiële fout, zoals een schrijffout of een weglating? Dan kan hij vragen om de factuur te verbeteren, ook nadat u ze aanvaardde. Dat volgt naar analogie uit de regels over rekening en verantwoording in het Gerechtelijk Wetboek (art. 1368 Ger.W.). Die bepaling gaat niet rechtstreeks over facturen. Ze wordt hier alleen naar analogie toegepast.
Moet de factuur ondertekend zijn?
Nee. De leverancier moet de factuur niet ondertekenen. Het opmaken ervan volstaat. Staat er toch een handtekening op, of de vermelding "voldaan"? Dan doet dat vermoeden dat u al betaald hebt.
Let ook op het verschil met een pro forma-factuur. Die bewijst het bestaan van een contract niet. Zie Wat is een "pro forma-factuur"?
Kort samengevat: vraag en antwoord
Kan ik de factuur van mijn leverancier tegen hem gebruiken als bewijs? Ja. Als eigen geschrift van de leverancier bewijst de factuur het bestaan van het contract en de voorwaarden die erin staan, als u ze aanvaardde of het contract erkende.
Geldt de bewijsdrempel van € 3.500,00 dan? Nee. U roept de eigen verklaring van de leverancier tegen hem in. De regel dat u boven € 3.500,00 een geschrift nodig hebt (art. 8.9, §1 BW), speelt dan geen rol.
Veelgestelde vragen
Moet de factuur ondertekend zijn om als bewijs te gelden?
Nee. Het opmaken van de factuur door de leverancier volstaat.
Kan mijn leverancier een fout in de factuur nog laten rechtzetten?
Ja, bij een louter materiële fout, zoals een schrijffout of weglating, ook nadat u de factuur aanvaardde.
Wat betekent een handtekening of "voldaan" op de factuur?
Dat doet vermoeden dat de betaling al gebeurde.
Geldt dit ook als ik als particulier koop?
Ja. De factuur kan als bewijs tegen de leverancier dienen, of u nu particulier of onderneming bent.