De pro forma-factuur of voorlopige factuur.
De pro forma-factuur en de gewone factuur verschillen op het eerste gezicht niet al te veel. Vaak zal de vermelding “pro forma” het enige verschilpunt zijn bij de opmaak van de pro forma-factuur en de gewone factuur. Toch zijn er nog andere belangrijke verschilpunten.
De pro forma-factuur wordt ook wel de voorlopige factuur genoemd. Deze voorlopige factuur heeft meestal tot doel om de cliënt te informeren. De pro forma-factuur bevat dan ook alle gegevens die de gewone factuur ook zal bevatten.
Een belangrijk verschilpunt ligt in de bewijskracht van beide documenten. In tegenstelling tot een gewone factuur kan een pro forma-factuur niet gebruikt worden als bewijs van de overeenkomst. De pro forma-factuur is dan ook een middel om te komen tot het sluiten van een overeenkomst en niet het bewijs van de overeenkomst zelf.
De pro forma-factuur kan beschouwd worden als een aanbod.
De pro forma-factuur kan beschouwd worden als een aanbod, waarbij de leverancier alle gegevens met betrekking tot de potentiële toekomstige overeenkomst overdraagt aan de cliënt. Hoewel de pro forma-factuur geen bewijs kan vormen van de overeenkomst zelf, kan deze wel als bewijs gebruikt worden voor het aanbod. Indien de cliënt het aanbod aanvaardt, komt de overeenkomst tot stand volgens de afspraken in de pro forma-factuur.
In beginsel is het aanbod door de pro forma-factuur beperkt in de tijd. Het aanbod zal geldig blijven voor de termijn die bepaald is in het document of bij afwezigheid van de vermelding van een termijn, voor een redelijke termijn. In dat laatste geval wordt rekening gehouden met de sector. Op de regel van beperking in de tijd bestaat een uitzondering.
De pro forma factuur als bevestiging van een vasstaande schuldvordering?
De pro forma-factuur kan ook gebruik worden om een vaststaande schuldvordering te bevestigen. In dat geval is de pro forma-factuur geen voorlopige factuur, maar wordt zij burgerrechtelijk beschouwd als een definitieve factuur. Hierbij zal het document steeds blijven gelden, ongeacht enige termijn.
Hoewel de pro forma-factuur niet kan dienen als bewijs voor de overeenkomst zelf, kan deze wel gezien worden als een geldige factuur voor de btw-heffing. Daarvoor is het evenwel noodzakelijk dat het document voldoet aan de vereiste vermeldingen opgelegd door de btw-wetgeving, waaronder een nummer. Om te vermijden dat de pro forma-factuur aanleiding geeft tot betaling van BTW, zonder dat de klant de factuur heeft betaald, wordt de pro forma-factuur gebruikt zonder een nummer.