Een pro forma-factuur lijkt sterk op een gewone factuur. Vaak is het woord "pro forma" bovenaan het enige zichtbare verschil. Juridisch is het wel een heel ander document. Een pro forma-factuur bewijst bijvoorbeeld niet dat er een contract is. Wat bewijst ze dan wel?
Wat is een pro forma-factuur?
Een pro forma-factuur is een voorlopige factuur. Ze dient in de eerste plaats om de klant te informeren: wat hij zal krijgen, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Ze bevat meestal dezelfde gegevens als een gewone factuur.
U krijgt ze bijvoorbeeld voor een bestelling, als de leverancier eerst een voorschot vraagt, of als u de offerte nog moet goedkeuren.
Het grote verschil: de bewijswaarde
Een gewone factuur kan het bestaan van een contract bewijzen. Het bewijsrecht staat sinds 1 november 2020 in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek. Volgens artikel 8.11, §4 BW levert een factuur die een onderneming aanvaardt, of niet binnen een redelijke termijn betwist, bewijs op tegen die onderneming.
Een pro forma-factuur kan dat niet. Ze bewijst het bestaan van het contract niet. Dat onderscheid staat niet letterlijk in de wet. Het is een beginsel uit de rechtsleer. Doorslaggevend is wat het document werkelijk inhoudt en wat de partijen ermee bedoelden. Het etiket "pro forma" alleen beslist dus niet alles.
Wilt u weten wat een gewone factuur van uw leverancier wel kan bewijzen? Lees dan Wat kan ik bewijzen met de factuur uitgaande van mijn leverancier?
De pro forma-factuur als aanbod
Een pro forma-factuur kan wel een aanbod zijn. De leverancier geeft er alle gegevens mee over het contract dat hij wil sluiten. De pro forma bewijst dus geen contract, maar wel dat er een aanbod was.
Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek regelt hoe een contract tot stand komt (art. 5.18 tot 5.21 BW):
- het contract komt tot stand door de aanvaarding van een aanbod;
- een aanbod bevat alle essentiële bestanddelen van het contract en de wil om gebonden te zijn als de klant aanvaardt;
- het aanbod blijft geldig gedurende de termijn die erin staat, of anders gedurende een redelijke termijn, waarbij de gebruiken in de sector een rol spelen;
- het contract komt tot stand op het moment dat de aanvaarding de leverancier bereikt.
Aanvaardt de klant de pro forma, dan is er een contract, onder de voorwaarden van de pro forma.
Als bevestiging van een bestaande schuld
Een pro forma-factuur kan ook een schuld bevestigen die al vaststaat. In dat geval geldt ze naar burgerlijk recht als een definitieve factuur, los van enige termijn.
En de btw?
Ook voor de btw is het onderscheid belangrijk. Een factuur die wordt uitgereikt vóór de levering of de dienst, maakt de btw al opeisbaar (art. 17, §1, tweede lid Btw-Wetboek). U moet die btw dan al aangeven, ook al betaalde de klant nog niet.
Een document dat geen echte factuur is, heeft dat gevolg niet. Bevat een pro forma-factuur echter alle verplichte vermeldingen van een factuur, met inbegrip van een geldig factuurnummer, dan kan ze voor de btw wel als factuur gelden. Daarom ontbreekt op een pro forma-factuur doorgaans net dat definitieve, doorlopende factuurnummer. Zo vermijdt de leverancier dat de btw opeisbaar wordt vóór de betaling.
Meer over de verplichte vermeldingen leest u in Wat moet er allemaal op een factuur staan? En of u als leverancier verplicht bent een factuur te sturen: Ben ik als leverancier verplicht om een factuur af te geven?
Kort samengevat: vraag en antwoord
Kan ik een pro forma-factuur gebruiken als bewijs van een contract? Nee. Anders dan een aanvaarde gewone factuur (art. 8.11, §4 BW) bewijst een pro forma-factuur het bestaan van een contract niet.
Wat bewijst een pro forma-factuur dan wel? Ze kan het bestaan van een aanbod bewijzen. Ze kan ook een schuld bevestigen die al vaststaat, en geldt dan als definitieve factuur.
Veelgestelde vragen
Hoelang blijft een pro forma-factuur als aanbod geldig?
Gedurende de termijn die erin staat. Staat er geen termijn in, dan gedurende een redelijke termijn, rekening houdend met de sector.
Waarom staat er vaak geen factuurnummer op een pro forma-factuur?
Om te vermijden dat de btw al opeisbaar wordt vóór de betaling. Een echte factuur die vóór de levering wordt uitgereikt, maakt de btw opeisbaar.
Kan een pro forma-factuur een definitieve factuur worden?
Ja, als ze een schuld bevestigt die al vaststaat. Dan geldt ze naar burgerlijk recht als definitieve factuur.
Ben ik gebonden als ik een pro forma-factuur aanvaard?
Ja. Als de pro forma een aanbod is en u aanvaardt het, dan komt het contract tot stand onder de voorwaarden van de pro forma.