Op welk tijdstip moet ik mijn factuur opmaken volgens het gemene recht?
Een factuur dient men in theorie op te maken op de dag waarop de verbintenis ontstaat. Men zal vervolgens de factuur onmiddellijk na de opmaak naar de klant moeten verzenden. In de praktijk verzendt men de factuur nadat de levering heeft plaatsgevonden, of de prestaties werden geleverd, en binnen een redelijke termijn.
Indien de factuur (te) laat verstuurd wordt, kan de bewijskracht verminderen. In bepaalde gevallen zal de rechter oordelen dat het factuur helemaal geen bewijskracht meer heeft. De reden hiertoe is dat het soms wat verdacht is om een nagezonden factuur te ontvangen. De rechter zal altijd naar de omstandigheden, de oorzaak en de omvang van de laattijdigheid kijken. Aan de hand van deze factoren zal hij bepalen wat met de bewijskracht zal gebeuren. In ieder geval zal de schuldenaar zijn betalingsplicht nog wel moeten nakomen. De factuur heeft namelijk op de eerste plaats een bewijsfunctie en is geen vormvereiste om een overeenkomst tot stand te brengen. Het laattijdige opsturen van de factuur kan ook gezien worden als een contractuele tekortkoming . Indien de klant in dat geval hierdoor schade lijdt, dan zal hij zelfs recht hebben op een schadevergoeding.
Op welk tijdstip moet ik mijn factuur opmaken voor de BTW-regelgeving?
Volgens de BTW-regelgeving moet de factuur uitgereikt worden op het tijdstip van de betaling, of indien dit niet lukt, moet dit gebeuren uiterlijk de vijftiende werkdag volgend op de maand waarin de belasting opeisbaar werd.
Specifieke regels op grond van de Woningbouwwet.
Het opsturen van facturen, vooraleer de werken zoals vermeld op deze factuur werden uitgevoerd, is verboden. De Wet Breyne (de Woningbouwwet of de Wet koop op plan) bepaalt de aannemer (of de verkoper) aan de bouwheer geen betaling mag vragen voor werken die nog niet uitgevoerd werden. Anders gezegd: de betalingen aan de verkoper of aannemer, na het verlijden van de authentieke akte of de onderhandse aannemingsovereenkomst, mogen niet meer bedragen dan de prijs van de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden.
Vergeet ook niet tijdig uw facturen op te eisen!
De handelaar moet niet enkel de factuur tijdig opsturen, maar ook de betaling tijdig opeisen. Er zijn in de rechtspraak gevallen bekend waarin de vordering van de ondernemer wordt afgewezen omdat hij te lang heeft gewacht om zijn factuur te innen. De redenering die de rechter maakt is dat het lang wachten strijdig is met een veilig en vlot handelsverkeer of met de na te leven goede trouw bij de uitvoering van overeenkomsten. Het gaat dan om gevallen waarin de ondernemer zeven of tien jaar wachtte om tot invordering over te gaan. Een andere grond tot afwijziging bij laattijdige inning is de schending van het recht van verweer van de bestemmeling van de factuur. Deze motivaties zijn allen gesteund op de figuur van de zogenaamde "rechtsverwerking".
Anderzijds stelt het Hof van Cassatie dat de figuur van de rechtsverwerking géén algemeen rechtsbeginsel. Daarnaast stelt het Hof van Cassatie ook dat omwille van de regels over de bevrijdende verjaring een handelaar wel degelijk het recht heeft om zijn vordering niet onmiddellijk te innen.
Moraal van het verhaal is dat men als schuldeiser toch best spoedig facturen opstelt, ze eveneens onmiddellijk verstuurt en dat men spoedig betaling tracht te bekomen. Het recht is aan de rappen! Of anders gezegd, wees een man of vrouw van de klok!