Op welk tijdstip moet ik mijn factuur opmaken volgens het gemene recht?
Er bestaat geen algemene wettelijke regel die u verplicht om elke factuur op te maken op de dag waarop de verbintenis ontstaat. In theorie is het wel aangewezen om de factuur op te maken zodra de prestatie, levering of het contractuele facturatiemoment dit toelaat. Vervolgens verstuurt u de factuur best zonder onnodige vertraging naar de klant.
In de praktijk verzendt men de factuur vaak nadat de levering heeft plaatsgevonden of de prestaties zijn geleverd, en binnen een redelijke termijn. Contractuele afspraken kunnen daarbij wel een specifieke factureringsdatum of -termijn opleggen.
Indien de factuur (te) laat wordt verstuurd, kan de bewijskracht ervan verminderen. In bepaalde gevallen kan een rechter oordelen dat de factuur weinig of geen bewijskracht heeft. Een sterk laattijdige factuur kan immers vragen oproepen. De rechter beoordeelt daarbij steeds de omstandigheden, de oorzaak en de omvang van de vertraging.
De schuldenaar moet zijn betalingsplicht daardoor niet automatisch niet meer nakomen. Een factuur heeft in de eerste plaats een bewijsfunctie en is normaal geen vormvereiste om een overeenkomst tot stand te brengen. Het laattijdig versturen van een factuur kan wel als een contractuele tekortkoming worden gezien. Lijdt de klant hierdoor schade, dan kan hij onder omstandigheden recht hebben op een schadevergoeding.
Op welk tijdstip moet ik mijn factuur opmaken voor de BTW-regelgeving?
Voor prestaties waarvoor u volgens de Belgische btw-regels een factuur moet uitreiken, geldt in beginsel een concrete uiterste termijn: de factuur moet uiterlijk worden uitgereikt op de 15e kalenderdag van de maand die volgt op de maand waarin het belastbare feit heeft plaatsgevonden. Dat is in principe het tijdstip waarop de btw opeisbaar wordt, al bestaan er uitzonderingen.
Het gaat dus niet standaard om de 15e werkdag, en ook niet altijd om het tijdstip van betaling. Bij voorschotten, intracommunautaire transacties en bepaalde bijzondere regelingen kunnen andere regels gelden. Raadpleeg daarom de actuele toelichting van de FOD Financiën over boekhouding en facturering voor uw concrete situatie.
De FOD Economie wijst er bovendien op dat er buiten zulke btw-verplichtingen geen algemene wettelijke termijn bestaat voor het versturen van elke factuur. In de praktijk blijft een verzending binnen een redelijke termijn wel aangewezen.
Specifieke regels op grond van de Woningbouwwet.
Het opsturen van facturen vooraleer de werken waarop zij betrekking hebben werden uitgevoerd, is in bepaalde gevallen verboden. De Wet Breyne, ook wel de Woningbouwwet of de Wet koop op plan genoemd, bepaalt dat de aannemer of verkoper aan de bouwheer geen betaling mag vragen voor werken die nog niet zijn uitgevoerd.
Anders gezegd: de betalingen aan de verkoper of aannemer, na het verlijden van de authentieke akte of de onderhandse aannemingsovereenkomst, mogen niet hoger zijn dan de prijs van de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden. De toepassing van deze regels hangt af van het concrete bouwproject en de overeenkomst.
Vergeet ook niet tijdig uw facturen op te eisen!
De handelaar moet niet alleen de factuur tijdig versturen, maar ook de betaling tijdig opeisen. In de rechtspraak zijn gevallen bekend waarin een vordering van een ondernemer werd afgewezen omdat hij zeer lang wachtte om zijn factuur te innen.
De redenering kan zijn dat langdurig wachten strijdig is met een veilig en vlot handelsverkeer of met de goede trouw bij de uitvoering van overeenkomsten. Het gaat dan doorgaans om uitzonderlijke situaties waarin een ondernemer bijvoorbeeld zeven of tien jaar wachtte om tot invordering over te gaan. Ook kan een zeer laattijdige invordering het recht van verdediging van de bestemmeling van de factuur schaden.
Tegelijk is rechtsverwerking geen algemeen rechtsbeginsel en gelden de wettelijke verjaringstermijnen. Dat betekent niet dat u best wacht: een schuldeiser doet er verstandig aan om facturen snel op te maken, onmiddellijk te versturen en betaling tijdig op te volgen.
Kortom: wees een man of vrouw van de klok.