Moet u als leverancier een factuur afgeven? Het antwoord hangt af van uw klant. Tegenover een andere onderneming bent u meestal fiscaal verplicht. Tegenover een consument geldt een eigen regeling. En sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen Belgische ondernemingen bovendien elektronisch en gestructureerd zijn.
Geen algemene plicht, wel een vast handelsgebruik
Het burgerlijk recht bevat geen algemene regel die elke leverancier verplicht om een factuur af te geven. Toch is het afgeven van een factuur tussen ondernemers een vast handelsgebruik. In de praktijk verwacht elke zakelijke klant dus een factuur.
Daarnaast zijn er twee wettelijke verplichtingen die in veel gevallen gelden: de fiscale factuurplicht tussen ondernemingen, en de plicht om een bewijsstuk af te geven aan consumenten.
Wat als uw klant een consument is?
Verleent u diensten aan een consument? Dan moet u hem op zijn verzoek gratis een bewijsstuk afgeven (art. VI.89 Wetboek van Economisch Recht, WER). Dat bewijsstuk vermeldt onder meer de dienst, de prijs en uw identiteit. U mag er geen kosten of voorwaarden aan koppelen.
Er zijn uitzonderingen. Zo geldt de plicht niet altijd als de prijs vooraf duidelijk schriftelijk werd meegedeeld, bijvoorbeeld bij zogenaamde homogene diensten met een vooraf aangekondigde prijs (art. VI.3, §2 WER), of als de consument al een factuur of bestek met de verplichte vermeldingen kreeg.
Is de afgifte verplicht? Dan hoeft de consument pas te betalen wanneer hij het gevraagde bewijsstuk ontvangt (art. VI.90 WER).
Wat als uw klant een onderneming is?
Op grond van artikel 53, §2 van het Btw-Wetboek en artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 moet u een factuur uitreiken aan medecontractanten die zelf belastingplichtig zijn, voor goederen of diensten die bestemd zijn voor hun handels- of beroepsactiviteit. Wat er allemaal op die factuur moet staan, leest u in Wat moet er allemaal op een factuur staan? En over de taal van uw factuur: In welke taal moet een factuur worden opgemaakt?
Nieuw sinds 2026: verplichte e-facturatie
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn (B2B). De factuur verloopt via het Peppol-netwerk, volgens de Europese norm EN 16931. Een pdf per mail is dus geen gestructureerde e-factuur meer.
De verplichting geldt telkens wanneer de verzender, de ontvanger én de verrichting zelf een Belgische btw-band hebben. De wettelijke basis is de wet van 6 februari 2024, die artikel 53, §2bis in het Btw-Wetboek invoegde. De technische regels staan in het koninklijk besluit van 8 juli 2025, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 14 juli 2025.
Buiten de verplichting vallen onder meer:
- transacties met particulieren (B2C);
- btw-plichtigen die volledig vrijgesteld zijn van btw, zoals kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling.
Wie de regels niet naleeft, riskeert een administratieve geldboete: € 1.500,00 bij een eerste inbreuk, € 3.000,00 bij een tweede en € 5.000,00 vanaf de derde. Tussen twee vaststellingen ligt telkens een periode van minstens drie maanden om u in regel te stellen.
Belangrijk: deze hervorming verandert niets aan de vraag of u een factuur moet afgeven. Ze regelt alleen het formaat waarin u dat doet. Het is een aparte, bijkomende fiscale verplichting.
Wanneer geeft u de factuur af, en mag het iets kosten?
Een factuur mag na het sluiten van het contract of tijdens de uitvoering worden afgegeven. Ze dient vooral als bewijs achteraf, niet om de klant vooraf te informeren. Wat een factuur precies kan bewijzen, leest u in Wat kan ik bewijzen met de factuur uitgaande van mijn leverancier?
U mag alleen kosten aanrekenen voor een factuur als er geen wettelijke verplichting bestaat om ze af te geven.
Kort samengevat: vraag en antwoord
Moet ik als leverancier altijd een factuur afgeven? Er is geen algemene burgerrechtelijke plicht, maar wel een vast handelsgebruik. Tegenover belastingplichtige ondernemingen bent u fiscaal verplicht (art. 53, §2 Btw-Wetboek), en een consument kan voor diensten gratis een bewijsstuk vragen (art. VI.89 WER).
Wat is er nieuw sinds 2026? Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via Peppol verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling, met boetes van € 1.500,00 tot € 5.000,00 bij niet-naleving.
Veelgestelde vragen
Geldt de e-facturatieplicht ook voor verkoop aan consumenten?
Nee. Transacties met particulieren (B2C) vallen buiten deze verplichting.
Is een pdf-factuur per mail nog voldoende tussen ondernemingen?
Niet als de verplichting geldt. Sinds 1 januari 2026 moet de factuur gestructureerd zijn, via Peppol en volgens de norm EN 16931.
Mag ik kosten aanrekenen voor het afgeven van een factuur?
Alleen als er geen wettelijke verplichting bestaat om de factuur af te geven. Een verplicht bewijsstuk voor een consument is altijd gratis.
Mag een consument zijn betaling uitstellen tot hij een bewijsstuk krijgt?
Ja, als de afgifte verplicht is. De consument moet pas betalen wanneer hij het gevraagde bewijsstuk ontvangt (art. VI.90 WER).