U kan enkel schuldvorderingen factureren die verband houden met de primaire uitvoering van een overeenkomst.
De factuur zal op de eerste plaats het bestaan van een schuldvordering bevestigen. De verzender maakt ten aanzien van de ontvanger van de factuur aanspraak op een schuldvordering. Maar niet alle schuldvorderingen mag men factureren.
U kan enkel schuldvorderingen factureren die verband houden met de primaire uitvoering van een overeenkomst. Hiermee bedoelt men de verbintenissen (verplichtingen) die uitdrukkelijk bepaald werden in het contract.
De kernfunctie van de factuur is immers het bevestigen van het bestaan van een schuldvordering van de afzonder op de bestemmeling.
Enkel de schuldvorderingen die partijen zijn overeengekomen kan men factureren.
De contractuele verhouding tussen de partijen moet getrouw weergegeven zijn in de factuur. Men kan dus niet achteraf een factuur opstellen voor de levering van producten of uitvoering van diensten die niet tot het voorwerp behoren van het contract. De verzending van een factuur op zich kan geen overeenkomst doen ontstaan. Indien persoon A bepaalde goederen bij persoon B aflevert zonder de bedoeling om deze aan te rekenen, dan zal persoon A enkele jaren later niet kunnen zeggen dat hij die toch aanrekent en tussen de twee een overeenkomst geldt.
Facturen van ondernemers en facturen van particulieren?
Facturen worden vaak in de handelswereld gebruikt. Handelaars zullen van facturen gebruik kunnen maken indien ze een bepaald goed hebben verkocht. De handelaar zal zelfs vaak verplicht zijn om een factuur op te stellen. Maar ook niet-handelaars kunnen facturen opstellen indien dit gebruikelijk is. Dit is mogelijk zolang dit niet strijdig is met een wettelijke norm of deontologie. Tussen handelaars heeft een factuur wel een bijzondere bewijskracht.
Kan ik enkel een geldsom factureren of ook betalingen in natura?
Theoretisch is het mogelijk om de gefactureerde schuldvordering in iets anders dan geld uit te drukken. Schulden kunnen immers bestaan in de betaling van een geldsom, maar soms ook in iets te doen of iets niet te doen. De factuur dient echter in de meeste gevallen ook als een boekhoudkundig document, zodat het niet praktisch is om de schuldvordering in iets anders dan in geld uit te drukken. Een schuldvordering factureren in natura is toegestaan. De toepasselijke btw-regels bepalen dat in geval van een betaling in natura de belasting op de waarde van de prestatie wordt berekend.
Geen factuur mogelijk voor schadevergoedingen of voor retributies.
Omdat de factuur enkel dient voor de vaststelling van een primaire contractuele schuldvordering, zal men geen factuur kunnen opstellen die schadebedragen vastlegt. Het is niet mogelijk om een schadevergoeding te factureren. Hierbij maakt het niet uit of de schade door een contractuele wanprestatie of buitencontractuele fout is ontstaan. Alle schadebedragen vallen buiten het toepassingsgebied van de factuur.
Om dezelfde reden kan men ook geen retributies factureren.