De hoofdfuncties van de factuur.
De factuur vervult verschillende functies. Men kan er drie onderscheiden: een vaststellingsfunctie, een betalingsfunctie en een bewijsfunctie. Deze functies worden hieronder besproken.
De vaststellingsfunctie van de factuur.
De factuur heeft in de eerste plaats een vaststellingsfunctie. Hiermee bedoelt men dat de factuur het bestaan van de verbintenis van de koper van het product of de dienst bevestigt. Dit is doorgaans een som geld die de koper aan de leverancier moet betalen. Hiermee geeft de leverancier het teken dat hij zijn klant als schuldenaar beschouwt. Het bestaan van de onderliggende overeenkomst wordt ook bevestigd in de factuur.
De factuur als uitnodiging tot betaling.
De factuur functioneert ook als een betalingsuitnodiging. Men zal op deze manier de schuldenaar aanzetten tot de betaling van zijn schuld. Opgepast: de factuur kan op zich niet als een ingebrekestelling beschouwd worden. De ingebrekestelling is een brief waarin de schuldeiser de schuldenaar verzoekt om de schuld te betalen. De ingebrekestelling zal de factuur opvolgen indien die niet betaald wordt. In handelszaken wordt de factuur toch als een ingebrekestelling gezien. Tenzij anders bepaalt bedraagt de betalingstermijn in handelszaken dertig dagen. Deze termijn vangt aan na de ontvangst van de factuur. Na de afloop van die termijn zal de moratoire interest beginnen te lopen. Dit is een vergoeding voor de vertraging van de betaling.
De bewijsfunctie van de factuur.
Tenslotte heeft de factuur ook nog een bewijsfunctie. Ze zal het bestaan van de overeenkomst bewijzen. Indien de factuur aanvaard is dan zal men de factuur als de weergave van de werkelijkheid beschouwen. Dit betekent dat hetgeen wat in de factuur staat, overeenstemt met de juridische werkelijkheid.
De factuur als boekhoudkundig document en controledocument.
Naast deze hoofdfuncties, is de factuur ook een boekhoudkundig document. Men vereist in de wet dat alle verrichtingen getrouw, volledig en naar tijdsorde worden opgeschreven. De verrichtingen zal men doorgaans op een factuur vermelden. Aangezien een factuur aan alle boekhoudkundige vereisten voldoet, zal men deze als een boekhoudkundig document kunnen gebruiken.
De factuur dient ook als controle-instrument. De bestemmeling kan op basis van de factuur nagaan of de levering overeenstemt met hetgeen hij heeft besteld, en dus overeenstemt met de realiteit. De factuur informeert de bestemmeling over de geleverde goederen en diensten.